Die kleinen Störer…

Bald platzt mir der Kragen! Oder vielleicht bin ich einfach doch nicht so modern? Oder verlange ich zu viele von den Menschen? Oder kann ich einfach nur meine Werkzeuge ordentlich verwenden?

Egal! Um was geht es überhaupt? Es geht um Selbstorganisation, Zeitmanagement und Kommunikation! Als Digitaler Nomade bin ich es erstens gewohnt mich zu organisieren, zweitens habe ich fast alles irgendwie elektronisch und drittens muss ich schon einen guten Plan für die Woche haben. Und wenn ich mal ruhig an einem Fleck sitze, dann versuche ich konzentriert etwas zu erledigen. Es ist so viel Zeit die mit reisen verschwindet, dass ich da die restliche Zeit sehr effektiv nutzen möchte oder sogar nutzen muss. Und dann gibt es da diese lieben kleinen Störer.

Lass mich doch in Ruhe!

Da haben wir Telefon, eMails, WhatsApp, Instagram, Slack, LinkedIn, Skype und noch viele andere. Jeder für sich ein kleiner, netter und oft auch sehr geliebter Begleiter im täglichen Leben. Nur alle zusammen sind sie ziemliche Zeitfresser! Klar stellen wir unser Smartphone einfach auf Flugmodus, starten die Mailsoftware nicht und auch die anderen Apps bleiben zu und alles ist gut. Nur so funktioniert die Welt leider nicht, zumindest bei mir nicht. Ich kann mich sicher mal für eine begrenzte Zeit heraus nehmen. Doch wenn du in mehreren Teams arbeitest und auch noch Kunden betreust, brauchst du ein Mindestmaß an Erreichbarkeit. Und wenn ich dann noch alle Meetings dazurechne bin ich fast gar nicht mehr erreichbar oder nur zu Zeiten wo alle anderen nicht arbeiten.

Bei den privaten Kanälen geht es ja wirklich gut sich auf offline zu stellen. Nur eben bei den beruflichen nicht (immer). Und da haben wir das Problem! Es sind lauter Menschen beteiligt und da gibt es einige mit sehr großem Bedürfnis an Kommunikation. Nein, ich meine nicht die direkte 1:1-Unterhaltung! Sondern dieses großartige Rausposaunen in einen allgemeinen Kanal oder auch die eMail an den globalen Verteiler. So nach dem Motto: Ich habe was zu sagen und das müssen jetzt wirklich alle sofort wissen. Und genau diese kleinen Meldungen kosten über den Tag verteilt nicht nur Minuten. Denn jede Nachricht reißt dich aus der Konzentration heraus und kostet viel Zeit wieder in die Arbeit reinzufinden. Und damit passiert was ganz einfaches, immer mehr stellen ihren Status auf „nicht stören“! Nur so kann man dieses digitale Rauschen wegbekommen. Leider ist man halt auch für die wichtigen und inhaltsvollen Nachrichten nicht mehr erreichbar. Und damit ist die Kommunikation schon wieder kräftig schiefgegangen. Die schnelle und effektive Reaktion ist nicht mehr möglich, denn von 100 Nachrichten sind 95 Müll. Und besser diese ausblenden und die anderen warten lassen. Ist blöd, aber ist halt so.

IT ist ja was ganz einfaches!

Wirklich? Denk mal darüber nach… ganz lange! Nehmen wir wieder einmal ein Lieblingstool unter die Lupe: Outlook!

Das fast keiner wirklich richtig eMail schreiben kann ist ja eh klar. Da werden oft dreißig Mails hin- und hergeschickt, wie bei einem Chat! Hey ruft an wenn es Fragen und Antworten sind. Das dauert oft nur fünf Minuten, und ist effektiver als endlos eMails zu schreiben.

Das man gerne auf „Alle Antworten“ klickt ist doch auch normal. Das „cc-senden“ ist das Petzen der Moderne! Aber eben wieder für viele eine Nachricht die man nicht braucht. Einfach mal vorher überlegen ob die Information für den Empfänger wertvoll ist!

Aber die Königsdisziplin ist die Terminvereinbarung in größeren Teams! Oh la la, welche Dramen! Da jagen wir einfach mal einen Termin raus, wie er perfekt in den eigenen Kalender passt. Aber das müssen wir sicher dreimal machen, denn wir vergessen immer wieder TeilnehmerInnen. Die Funktion um nur die neuen einzuladen und zu verständigen übersieht man einfach. Stört doch nicht wenn jeder immer wieder ein eMail bekommt. Und nun muss der Termin aber auch noch mindestens fünfmal verschoben werden bis er allen passt. Kennt den keiner den Assistenten zur Planung, der die freien Zeiten aller anzeigt? Das ist der Moment wo ich in die Tischkante beiße! Doch die besten sind die Serientermine. Am besten für jeden Tag einen einzelnen anlegen, dann wird die Flut an Nachrichten ein wenig größer. Da bleibt der Absender einfach gut in Erinnerung.

Gespräche sind nur was für die reale Welt?

Stimmt schon, am leichtesten redet es noch immer von Angesicht zu Angesicht. Doch die zweitbeste Lösung ist ein Videoanruf. Ist es wirklich notwendig alles sofort in einen der Kommunikationskanäle zu schreiben? Oder kann die Antwort auch ein wenig warten und in einem vielleicht täglichem Jour-Fix schnell und besser geklärt werden?

Da wird das alles gleich wieder viel effektiver und das digitale Grundrauschen wird wieder leiser.

Manchmal ist es einfach gut sich das richtige Tool vorher zu überlegen. Alle Informationen welche mehr Text brauchen oder auch länger „überleben“ sollen, ist doch eMail sehr gut. Auch für Fragen welche keine sofortige Antwort oder eine längere Antwort brauchen ist dies das passende Tool.

Dann gibt es die kurzen Fragen mit schnellen Antworten. Da wäre doch Slack ein gutes Tool? Keine Lesebestätigung, keine Übermittlungsbestätigung, keine Druck zu antworten beim Empfänger! Und die Antwort sollte mit ein, zwei Sätzen und mit maximal fünf Minuten möglich sein. Perfekt!

Und dann gibt es da die wirklich dringenden, brennenden Fragen und Anliegen. Da greifen wir am besten zum Telefon! Denn nur so kriegen wir die Informationen zum richtigen Zeitpunkt.

Aber… das große „Aber“ ist jetzt entscheidend! Denke doch immer an den anderen, denn wenn du ein wenig achtsam damit umgehst, wie du Nachrichten sendest, wirst du auch innerhalb kurzer Zeit gut Antworten bekommen.

Achtsamkeit?!

Wenn ich so darüber schreibe und nachdenke kommt mir diese Suche nach der inneren Ruhe, welche ich oft entdecke, in den Sinn. Warum wird die immer wichtiger? Das ist vielleicht ein Ausgleich zur äußeren Unruhe? Ich denke da nicht an Stress und Herumgehetzte. Das machen wir uns ja selber und können es ganz leicht abstellen. Aber das ist eine andere Geschichte. Und die zur eigenen Achtsamkeit und zur Umwelt wird ein anderes mal erzählt.

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